1、禁止一切对书记院长信箱的攻击行为，禁止利用书记院长信箱进行造谣、诽谤、传播反动言论等种种非法行为，违者将依法追究其责任。同时，对一些不健康、不严肃、重复的邮件，将不予受理。

2、信件提交成功后，系统将自动为你的信件生成"编号"和"密码"，请牢记你的信件"编号"和"密码"，你可以用信件"编号"和"密码"通过"信件查询"栏目搜索到你的信件办理情况。

3、信件提交成功后将进入信件办理流程，相同内容信件请勿重复提交。信件正在办理中将不对外公开，可对外公开的信件办理完毕后统一放在"办结信件"栏目里。

4、书记院长信箱建有规范的办理程序。书记院长信箱对所有邮件均亲自阅处和批转，对重要的信件还要求承办单位及时将办理结果报送书记院长信箱本人。

5、"办结信件"栏目建立有严格的信息发布制度。书记院长信箱来信反映的内容多、情况杂，有的信件仅需有关领导和相关部门阅知；有的信件内容有特殊性和出于对写信人的保护，如反映干部人事问题等，都不宜公开。因此，对信件办理情况不能做到件件网上公开。